Ricoh Streamline NX V3 для керування друком та документообігом

Витрати на документообіг 

Зазвичай під час обрахування витрат на документообіг користувачі беруть до уваги вартість принтера або багатофункціонального пристрою, витратних матеріалів, обслуговування, паперу, електроенергії та ІТ-підтримки. 

Насправді ці видимі витрати складають лише 15% коштів, що відводяться на вирішення питань із друком. Натомість на розпізнавання, зберігання, архівування, сортування та індексацію документів доводиться витрачати до 47%. Ще 28% пов'язані з витратами працівників на взаємодію з комп'ютерами і друкуючими пристроями, вирішенням проблем та виправленням помилок. 5% витрат залишається на підтримку мережевої інфраструктури, роботу з ПЗ і ліцензування й стільки ж коштів припадає на закупку необхідних товарів і послуг. 


Прискорити і спростити роботу з документами, а також скоротити офісні витрати можна за допомогою рішення Streamline NX V3, розробленого компанією Ricoh. Ця платформа не тільки оптимізована для смарт-панелей керування Ricoh, а й підтримує пристрої друку інших виробників. 

Streamline NX V3 легко встановлюється та інтегрується з офісної інфраструктурою. Рішення забезпечує автентифікацію користувачів і безпечну передачу даних, має опції мобільного і гостьового друку. За його допомогою ІТ-відділ може дистанційно керувати парком принтерів і БФП. До того ж звіти Streamline NX V3 гарантують повну прозорість роботи користувачів з пристроями.  

Автентифікація користувачів

Streamline NX V3 дає змогу організувати автентифікацію персоналу, який працює з пристроями друку. Платформа має 15 стандартних призначених для користувача протоколів роботи. Передбачена можливість створювати додаткові протоколи або модифікувати наявні, а також призначити права на керування групами пристроїв. 

Автентифікацію користувачів можна організувати будь-яким зручним для компанії способом: за допомогою безконтактної карти (в тому числі тієї, яку працівник використовує для входу в офіс), за мережевим ім’ям і паролем або PIN-кодом. 

Користувачі можуть індивідуально налаштувати свій обліковий запис, встановити необхідні їм програми та отримати швидкий доступ до часто використовуваних функцій. Також передбачена можливість налаштування призначених для користувача параметрів, наприклад, автоматичного двостороннього друку.

Завдяки автентифікації користувачі мережевих БФП завжди отримають свій документ особисто до рук, адже друк почнеться тільки коли працівник підійде до обраного апарату та авторизується. Це запобігає витоку інформації. 

За статистикою Ricoh, з впровадженням автентифікації кількість відбитків скорочується на 15-35%, оскільки знижується кількість забутих або втрачених документів, які ніхто не забрав чи помилково забрала інша людина. Чергу друку можна налаштувати так, щоб через певний час з неї видалялись ті документи, за якими ніхто не прийшов. 

Завдяки спеціальному застосунку БФП можуть відправляти критичні службові попередження, безпосередньо обмінюватися даними з постачальником сервісних послуг, усуваючи проблеми до того, як вони спричинять збій в роботі обладнання. 

    

Керування витратами на друк 

Для керування всіма компонентами Streamline NX V3 створена єдина консоль адміністрування. Для адміністратора доступні більше 90 стандартних звітів, в тому числі понад 35 оперативних звітів та звітів з екології. Ці звіти можна генерувати автоматично, відправляти електронною поштою і додатково налаштовувати. 

За допомогою звітів керівництво компанії може відстежувати витрати на друк за кожним відділом та навіть працівником, кількість споживаної енергії, можливості щодо економії тощо. 

Платформа дає змогу не тільки контролювати дії кожного користувача, але й встановлювати квоти на друк та надавати різні права. Наприклад, у керівництва або відділу маркетингу може бути право на кольоровий друк, якого немає в інших працівників. 

Керувати витратами можна за допомогою правил друку, які автоматично перенаправляють об'ємні завдання на найбільш економічно ефективні принтери. За необхідності можна застосувати політики примусового монохромного або двостороннього друку. 

Streamline NX V3 також перенаправляє завдання, якщо пристрій вийшов з ладу. У разі переадресації завдань будуть дотримуватися правила безпеки і збереження конфіденційності. 

Застосунок @Remote Connector NX V3 дає змогу зібрати актуальну інформацію про використання пристроїв. Ці дані допомагають точно оцінити ефективність парку БФП і принтерів та знизити витрати на друк. Можна з'ясувати, які пристрої використовуються недостатньо або навпаки перевантажені та збалансувати навантаження. 

Підтримка мобільних пристроїв

Завдяки платформі Streamline NX V3, БФП та принтери можна легко і безпечно інтегрувати з мобільними пристроями на базі iOS, Android, Windows Phone 10 і вище. У цьому разі персонал і відвідувачі офісу зможуть відправляти у друк документи просто зі своїх смартфонів. До того ж завдяки ПЗ можна отримувати дані з камери мобільного пристрою і передавати їх до заданої папки. Адміністратор отримуватиме повідомлення про статус системи на свій смартфон, зможе швидко переглядати звіти і керувати пристроями. 

Модуль сканування і розпізнавання 

Зі Streamline NX V3 можна перетворювати відскановані документи у файли і відправляти їх електронною поштою, факсом, до визначених папок корпоративної мережі або до системи керування. 

Спеціальні конектори забезпечують інтеграцію БФП з різними бізнес-системами, підтримку функцій сканування штрих-кодів, оптичного розпізнавання символів (OCR) і обробки введених даних, у тому числі їх передачу на мобільні пристрої та до хмарних сховищ. Отож, завдяки Streamline NX V3 оцифрувати документи і бланки для подальшого редагування стає набагато простіше. 

Гарантія безпеки

Безпечність документообігу зростає завдяки системі автентифікації користувачів. Усі відправлені до друку завдання зашифровуються під час передачі на сервер. Їх не можна зламати навіть у разі крадіжки жорсткого диска сервера. Збережені завдання друку автоматично передаються на пристрій і відображаються на ньому тільки після автентифікації користувача. Це також мінімізує ризик витоку даних.

 

Новий підхід до звичних бізнес-процесів 

Streamline NX V3 складається з окремих модулів та інструментів для ефективного керування документообігом. Кожна компанія може обрати тільки ті модулі, що необхідні з точки зору її бізнес-процесів. 

Рішення можна застосовувати для необмеженої кількості мережевих і локальних пристроїв. Платформа дає змогу централізовано керувати друкуючими пристроями, що скорочує час їх простою, знижує трудовитрати персоналу та експлуатаційні витрати, підвищує прозорість усіх процесів, дає змогу контролювати дії працівників, легко генерувати щомісячні та річні звіти. 

Streamline NX V3 робить більш зручною та ефективною роботу користувачів та ІТ-спеціалістів. З впровадженням платформи організація отримує нові можливості, в тому числі мобільний друк і сканування, просунуті політики друку, мобільне адміністрування та багато іншого. Водночас систему легко інсталювати, налаштувати і запустити в роботу.

Скачати брошуру з повною інформацією щодо Ricoh Streamline NX V3

За консультаціями та з питань придбання звертайтесь, будь ласка, за електронною адресою: ricoh@megatrade.ua або за телефоном: +380 (44) 538-00-06