Історія успіху Merck: підвищення ефективності за допомогою RPA та ботів
Історія успіху Merck: підвищення ефективності за допомогою RPA та ботів
Історія про те, як найстаріша у світі фармацевтична компанія Merck використовувала ботів, аби впоратися з підготовкою величезної кількості обов'язкових документів для виведення своїх продуктів на ринки 23 країн.
02.01.2024
За матеріалами Брайан Перейра (Brian Pereira), cio.inc
Світовий фармацевтичний гігант Merck має 350-річну історію: виробляє інструменти, надає послуги та ділиться експертизою з дослідниками у фармацевтичній та медичній галузях. Має досвід у галузі біологічних наук, охорони здоров’я та електроніки. Численні різновиди діяльності корпорації охоплюють медичні дослідження та розробку, клінічні дослідження та діагностику. Продукти цієї компанії використовуються для наукових експериментів та інновацій.
Чотири роки тому керівництво компанії вирішило реорганізувати добре налагоджені процеси. Для цого вибрали прогресивний шлях: роботизована автоматизація процесів (RPA) та боти для обробки об’ємної документації та нормативних документів.
Внутрішньо компанія Merck спочатку стикалася з опором із застосування новітніх технологій. Та врешті-решт індійській та азійсько-тихоокеанській командам Merck вдалося успішно впровадити використання ботів для проєкту в Кореї. Раніше копітка робота з документами займала від шести до восьми місяців. Тепер же це можна зробити за місяць. Колись команда Merck у Північній Америці щодня витрачала 30 % робочого часу, щоб 6000 заявок на закупівлю перетворювати в замовлення. Команди Індії та Азійсько-Тихоокеанського регіону розробили та запровадили в роботу боти, завдяки яким обробка заявок робиться з точністю 97 %, а час її виконання скоротився на 60 %. Своєчасність доставляння замовлень для зовнішніх постачальників тепер становить не 83 %, як раніше, а 93 %.
«Ми не були певні, що спрацює використання ботів для ведення замовлень. Ми — команда науковців, а не група, яка займається обробленням замовлень або роботою з клієнтами. Коли ми запропонували використовувати боти для автоматизації завдань, ми стикнулися із сильним опором і нас попросили показати варіант використання», — згадує д-р Радхіка Махадев, керівник RPA, Merck Life Science.
Є два типи паперових документів. Перший — це клопотання щодо надання медичних послуг, які надсилаються до регуляторних органів, таких як FDA США та EMA. Другий — це подання ліцензій, які направляються до регуляційних органів країни для проходження контролю відповідності вимогам міжнародної торгівлі.
Радхіка Махадев зауважує, що для обох видів цих процедур потрібна безліч документів. Оскільки це пов’язано з дотриманням вимог, є багато етапів, коли потрібно залучати галузевих експертів. Виникло питання: чи можна зменшити кількість документів або спростити процес подання іншим способом?
Коли Махадев та її команда взялися задовольнити цю вимогу, вони оцінили використання автоматизації та RPA з метою змінити статус-кво та зробити все інакше.
Merck отримує замовлення від клієнтів у всьому світі через різні канали зв’язку (електронною поштою, факсом та звичайною поштою) та в різних форматах. Заявки на купівлю, отримані від клієнтів, потрібно перетворити на замовлення на купівлю, які відповідають певним форматам, визначеним регулятором країни. Цим займалася група приймання замовлень компанії Merck.
Для свого першого бота команда Merck обрала корейську програму регулювання послаблень. За цією програмою перевіряється дотримання законодавства країни щодо токсичності продуктів. Перш ніж запускати продукти в Кореї, необхідно подати документи до місцевих органів контрою. Ігнорування цієї вимоги призводить до великих штрафів або анулювання ліцензій.
По-друге, боти ніколи раніше не використовувалися для рутинної роботи, тому проєкт був сприйнятий колегами скептично. Це був неймовірний досвід для всіх у команді, бо прецедентів не було.
«Ніхто не хотів ризикувати, оскільки це було пов’язано з дотриманням нормативних вимог. Розробники вважали, що у разі неприйняття документів урядом цієї країни ми програємо. Я знала, що профільні експерти зі сторони регулятора ще сильніше чинитимуть опір прийняттю такої важливої для нас роботи», — ділиться керівник RPA Махадев.
По-третє, команда із уведення замовлень хвилювалася, що її замінять боти. Були сумніви щодо того, як бот точно конвертуватиме заявки на купівлю від клієнтів у замовлення на купівлю.
Як розповідає Махадев, розробники не могли очікувати, що висококваліфіковані фахівці з наукової спільноти виконуватимуть такі повсякденні завдання, як уведення замовлень, тому хотіли доручити цю рутинну справу ботам. За допомогою ботів на базі штучного інтелекту від UiPath і Automation Anywhere компанія Merck впродовж місяця виконала усі завдання з підготовки документів для приблизно 30 000 продуктів. І цей результат допоміг команді здобути визнання.
«Сприйняття автоматизації змінилося. Це вже не просто про макроси. Сім років тому ми першими запровадили штучний інтелект в автоматизації шляхом осмислення документів і вилучення з них інформації», — сказав Прінц Колі, технічний директор Automation Anywhere, — «Здебільшого підприємства працюють із документами, але для розуміння тексту в них потрібно щось, що виходить за межі технології оптичного розпізнавання символів».
Після успіху корейської програми Merck почав роботу з японським законом про промислову безпеку та охорону здоров’я ISHL. Як і в корейській програмі, обсяг документації був завеликий: потрібно було підготувати по 10 документів для кожного з продуктів у колосальному за розмірами продуктовому портфелі компанії. Тож команда розробників на чолі з Радхікою Махадев також використала боти.
Контрольні перевірки у різних країнах виконуються галузевими експертами. Це гарантує дотримання критеріїв регулятора відповідно до політики регулювання, що діє в країні.
«98 % завдань щодо відповідності чинному законодавству виконує бот. 2 % завдань завжди передаються галузевим експертам. Це ручний захисний механізм, який було запроваджено на випадок, якщо бот заплутався або не зміг щось виправити», — зазначає Махадев.
Нині Merck використовує ботів як допоміжний інструмент для підготовки документів у 23 країнах світу. Також боти використовуються для операцій в ланцюгу постачань і для обслуговування клієнтів.
Крім цього, у Merck розглядають залучення ботів для проєктів ШІ та RPA в інтеграції з аналітикою, прагнуть використовувати проривні технології для розв’язання проблеми неструктурованих даних.
«Майже 60 % нашої діяльності — це неструктуровані дані. Ми маємо пройти через це, зрозуміти, а потім перекласти. Нині у нас в компанії проводиться величезна робота. Я впевнена, що нам знадобиться більше автоматизації за підтриманням ШІ та МН», — стверджує керівник групи розробників.
Упродовж багатьох років людям доводилося вилучати актуальну інформацію з великих документів. Але тепер це трудомістке завдання можуть виконати боти та RPA, і Merck довів, що це можливо.
Світовий фармацевтичний гігант Merck має 350-річну історію: виробляє інструменти, надає послуги та ділиться експертизою з дослідниками у фармацевтичній та медичній галузях. Має досвід у галузі біологічних наук, охорони здоров’я та електроніки. Численні різновиди діяльності корпорації охоплюють медичні дослідження та розробку, клінічні дослідження та діагностику. Продукти цієї компанії використовуються для наукових експериментів та інновацій.
Чотири роки тому керівництво компанії вирішило реорганізувати добре налагоджені процеси. Для цого вибрали прогресивний шлях: роботизована автоматизація процесів (RPA) та боти для обробки об’ємної документації та нормативних документів.
Внутрішньо компанія Merck спочатку стикалася з опором із застосування новітніх технологій. Та врешті-решт індійській та азійсько-тихоокеанській командам Merck вдалося успішно впровадити використання ботів для проєкту в Кореї. Раніше копітка робота з документами займала від шести до восьми місяців. Тепер же це можна зробити за місяць. Колись команда Merck у Північній Америці щодня витрачала 30 % робочого часу, щоб 6000 заявок на закупівлю перетворювати в замовлення. Команди Індії та Азійсько-Тихоокеанського регіону розробили та запровадили в роботу боти, завдяки яким обробка заявок робиться з точністю 97 %, а час її виконання скоротився на 60 %. Своєчасність доставляння замовлень для зовнішніх постачальників тепер становить не 83 %, як раніше, а 93 %.
«Ми не були певні, що спрацює використання ботів для ведення замовлень. Ми — команда науковців, а не група, яка займається обробленням замовлень або роботою з клієнтами. Коли ми запропонували використовувати боти для автоматизації завдань, ми стикнулися із сильним опором і нас попросили показати варіант використання», — згадує д-р Радхіка Махадев, керівник RPA, Merck Life Science.
Автоматизація подання нормативних документів
Основним завданням команди Merck, що займалася впровадженнями RPA, є подання документів регуляторам для схвалення продукції. Перед тим, як продукт (медичний пристрій, препарат або послуга) буде запущено в будь-якій країні, він має пройти суворі регулятивні процедури та перевірку експертами відповідної галузі. Цей виснажливий процес вимагає значної кількості документації.Є два типи паперових документів. Перший — це клопотання щодо надання медичних послуг, які надсилаються до регуляторних органів, таких як FDA США та EMA. Другий — це подання ліцензій, які направляються до регуляційних органів країни для проходження контролю відповідності вимогам міжнародної торгівлі.
Радхіка Махадев зауважує, що для обох видів цих процедур потрібна безліч документів. Оскільки це пов’язано з дотриманням вимог, є багато етапів, коли потрібно залучати галузевих експертів. Виникло питання: чи можна зменшити кількість документів або спростити процес подання іншим способом?
Коли Махадев та її команда взялися задовольнити цю вимогу, вони оцінили використання автоматизації та RPA з метою змінити статус-кво та зробити все інакше.
Merck отримує замовлення від клієнтів у всьому світі через різні канали зв’язку (електронною поштою, факсом та звичайною поштою) та в різних форматах. Заявки на купівлю, отримані від клієнтів, потрібно перетворити на замовлення на купівлю, які відповідають певним форматам, визначеним регулятором країни. Цим займалася група приймання замовлень компанії Merck.
Для свого першого бота команда Merck обрала корейську програму регулювання послаблень. За цією програмою перевіряється дотримання законодавства країни щодо токсичності продуктів. Перш ніж запускати продукти в Кореї, необхідно подати документи до місцевих органів контрою. Ігнорування цієї вимоги призводить до великих штрафів або анулювання ліцензій.
Впровадження RPA: виклики
По-перше, оскільки проєкт був корейський, а члени команди Махадев — індійцями, вони спочатку мусили навчитись розуміти корейську мову. І зробити це треба було за шість-дев’ять місяців.По-друге, боти ніколи раніше не використовувалися для рутинної роботи, тому проєкт був сприйнятий колегами скептично. Це був неймовірний досвід для всіх у команді, бо прецедентів не було.
«Ніхто не хотів ризикувати, оскільки це було пов’язано з дотриманням нормативних вимог. Розробники вважали, що у разі неприйняття документів урядом цієї країни ми програємо. Я знала, що профільні експерти зі сторони регулятора ще сильніше чинитимуть опір прийняттю такої важливої для нас роботи», — ділиться керівник RPA Махадев.
По-третє, команда із уведення замовлень хвилювалася, що її замінять боти. Були сумніви щодо того, як бот точно конвертуватиме заявки на купівлю від клієнтів у замовлення на купівлю.
Як розповідає Махадев, розробники не могли очікувати, що висококваліфіковані фахівці з наукової спільноти виконуватимуть такі повсякденні завдання, як уведення замовлень, тому хотіли доручити цю рутинну справу ботам. За допомогою ботів на базі штучного інтелекту від UiPath і Automation Anywhere компанія Merck впродовж місяця виконала усі завдання з підготовки документів для приблизно 30 000 продуктів. І цей результат допоміг команді здобути визнання.
«Сприйняття автоматизації змінилося. Це вже не просто про макроси. Сім років тому ми першими запровадили штучний інтелект в автоматизації шляхом осмислення документів і вилучення з них інформації», — сказав Прінц Колі, технічний директор Automation Anywhere, — «Здебільшого підприємства працюють із документами, але для розуміння тексту в них потрібно щось, що виходить за межі технології оптичного розпізнавання символів».
Після успіху корейської програми Merck почав роботу з японським законом про промислову безпеку та охорону здоров’я ISHL. Як і в корейській програмі, обсяг документації був завеликий: потрібно було підготувати по 10 документів для кожного з продуктів у колосальному за розмірами продуктовому портфелі компанії. Тож команда розробників на чолі з Радхікою Махадев також використала боти.
Розширення зони дії RPA: рівень перевірки замовлень
Після успішної спроби у двох країнах Merck застосував технологію на рівні перевірки замовлень. Це важливий крок у процесі прийняття рішення про запуск продукту в країні.Контрольні перевірки у різних країнах виконуються галузевими експертами. Це гарантує дотримання критеріїв регулятора відповідно до політики регулювання, що діє в країні.
«98 % завдань щодо відповідності чинному законодавству виконує бот. 2 % завдань завжди передаються галузевим експертам. Це ручний захисний механізм, який було запроваджено на випадок, якщо бот заплутався або не зміг щось виправити», — зазначає Махадев.
Нині Merck використовує ботів як допоміжний інструмент для підготовки документів у 23 країнах світу. Також боти використовуються для операцій в ланцюгу постачань і для обслуговування клієнтів.
Крім цього, у Merck розглядають залучення ботів для проєктів ШІ та RPA в інтеграції з аналітикою, прагнуть використовувати проривні технології для розв’язання проблеми неструктурованих даних.
«Майже 60 % нашої діяльності — це неструктуровані дані. Ми маємо пройти через це, зрозуміти, а потім перекласти. Нині у нас в компанії проводиться величезна робота. Я впевнена, що нам знадобиться більше автоматизації за підтриманням ШІ та МН», — стверджує керівник групи розробників.
Упродовж багатьох років людям доводилося вилучати актуальну інформацію з великих документів. Але тепер це трудомістке завдання можуть виконати боти та RPA, і Merck довів, що це можливо.
Хочете дізнатися більше про RPA та ботів? Надсилайте запит на: software@megatrade.ua
Automation Anywhere представляє генеративні послуги штучного інтелекту для бізнес-користувачів та розробників
IQ Bot для інтелектуальної обробки документів